Caroline Girard Leroy, DRH de PAYFIT
Payfit est une pépite française qui développe un outil SaaS de gestion de paie et de gestion de ressources humaines. Présente au sein du prestigieux Next40, Payfit a été créée en 2015 et lancée en 2016 par Firmin Zocchetto, Ghislain de Fontenay et Florian Fournier. Payfit emploie aujourd’hui plus de 500 personnes. Caroline Girard Leroy est DRH de Payfit depuis plus d’un an.
Caroline est l’une des chevilles ouvrières du programme Work from anywhere annoncé fin 2020, pour organiser le fonctionnement en remote de Payfit, avec une ambition : travaillez ou vous voulez quand vous voulez dans un cadre légal et surtout dans le respect des valeurs de Payfit notamment le care et l’excellence.
Ce programme s’appuie sur l’organisation d’origine de l’entreprise basée sur la confiance et la responsabilisation des équipes ainsi encouragée à donner le meilleur d’elles mêmes dans un cadre bienveillant et performant.
« C’est un formidable outil d'épanouissement"
« C’est un formidable outil d'épanouissement : je gère ma productivité (ex: plutôt du matin ou du soir), mon niveau énergie (faire du sport à 17h pour 30 minutes car c'est le moment de mon plus bas niveau), mes passions (j'habite en Bretagne car je suis un voileux obsessionnel) ou mes contraintes perso (s'occuper de sa famille (enfant, parent isolé), maladie) de manière intelligente et autonome.
On ira plus loin pour les moments de vie (je veux faire le tour du monde pendant 3 mois, je veux créer une entreprise et me mettre à 50 %, je suis un papa et je veux m'occuper de mes enfants cette année, je me mets à 80 %, ma mère est malade je veux accompagner sa chimio, je vais télétravailler à Nice la où elle habite pendant 6 semaines, j'adore le kite surf, je vais passer un mois au Maroc cet hiver et télétravailler de la bas) » explique Caroline.
« Au-delà de l’épanouissement des salariés, cette organisation intègre les contraintes légales (horaires), fiscales (pas plus de 3 à 6 mois selon pays de résidence à temps partiel choisi par le salarié), et les contraintes business »
La crise est ainsi devenue une opportunité pour lancer ce programme. Les excellents résultats des enquêtes Pulse réalisées toutes les semaines permettant de suivre le moral des salariés ont permis de démontrer que le remote mis en place lors du premier confinement était globalement bien vécu, avec une productivité en hausse de 79% et un épanouissement personnel en progression de 91% notamment sur le temps pour soi et le temps pour les autres.
Le télétravail existait chez Payfit avant mars 2020, mais limité à deux jours maximum, avec la crainte de voir la culture spécifique de l'entreprise se déliter.
« On est allés au delà de nos peurs sur la culture car pour nous l'épanouissement des salariés au travail est au coeur de notre mission d'entreprise. On veut être une source d'inspiration pour les autres salariés, qu'ils soient clients ou non. »
Caroline, aidée par ses équipes et encouragée par les fondateurs de Payfit, théorise le projet de cette organisation du travail dès la fin du printemps sur la base réelle de l’organisation mise en place pendant le premier confinement, pour jeter les bases de la future organisation.
Les premiers tests sont lancés fin juillet et le plan est vite plébiscité par l’ensemble des équipes.
Un processus volontaire renforcé par la conviction des fondateurs
Dans le détail, Payfit s’est rapidement adapté au full remote imposé en mars. Bien sûr il a fallu faire face aux mauvaises conditions de travail et à l’isolement psychologique.
Mais les bons scores des tests Pulse ont renforcé la conviction des fondateurs et la réflexion a été lancée, en mode agile, avec deux maîtres mots : L’ÉPANOUISSEMENT DES COLLABORATEURS et LE DÉVELOPPEMENT DE LA PRODUCTIVITÉE.
Le process, très volontaire, avec une durée limitée à 3 mois, a été le suivant :
ÉTAPE 1 : Un travail préparatoire a été lancé pour se poser les bonnes questions dans les instances d'Ex-Co puis au sein de l'équipe de leadership. Des ateliers ont été menés avec ceux-ci pour identifier les problématiques.
Un exemple : le débat sur la présence des collaborateurs.trices obligatoire sur certaines.
Les ateliers ont permis de déboucher sur une solution basée sur la confiance individuelle et collective. Les managers encouragent et expliquent pourquoi c'est important mais n’imposent pas. Cette approche renforce le rôle du manager : il ou elle oriente, coache et est garant des valeurs de Payfit.
Seule exception : pour l’onboarding, l’onboardé.e et son buddy se rencontrent en présentiel.
ÉTAPE 2 : Ce cadre accepté, la DRH et les managers organisent des ateliers avec tous les collaborateur.ice.s (38 workshops - 200 participants) dans tous les pays pour remonter des problématiques n’ayant pas été prises en compte dans les ateliers de management ou confirmer les propositions de ceux-ci.
ÉTAPE 3 : Tout au long des discussions, l’équipe RH rédige un playbook d'une quarantaine de pages qui explique les principes du WFA, le lien avec les valeurs de Payfit et les golden rules qui structurent ce process.
Un plébiscite des équipes et quelques points de vigilance
Les deux principaux sujets de discussions auront été :
Faut il privilégier la mise en place de règles plus ou moins contraignantes ou le parti pris de la confiance ? Dans les échanges, la confiance a gagné.
L’accompagnement financier des collaborateurs avec par exemple la question des travel offices… Ici aussi le dialogue et le pragmatisme ont été précieux.
Quelques points de vigilance restent néanmoins encore présents :
Comment faire vivre la culture à distance?
Comment accompagner les managers et les collaborateurs dans la responsabilisation et l’autonomie ?
Payfit a enfin accompagné sa nouvelle organisation d’outils de mesure du succès, notamment un pulse check mensuel et des enquêtes d'épanouissement tous les 3 mois.
En novembre, 87 % des salariés plébiscitaient le WFA et 94 % des réponses à la question « Qu'est ce qui vous aimez le plus chez Payfit ? » étaient : le flex / le WFA
« Aujourd’hui, Payfit communique volontiers car notre mission est d’être une source d'épanouissement au travail pour les salariés dans le monde. Nous nous devons donc d'être rôle model et de partager notre expérience » conclut Caroline.
Les livres recommandés par Caroline :
Radical candoor de Kim Scott
L’Entreprise altruiste d’Isaak Getz et Laurent Marbacher
Et un podcast : https://hackinghr.io/
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