Comment bosser avec un chasseur de tête ?

Avec Antoine Gigomas, CEO chez Muzzo

Dans un univers d'ultra-concurrence, trouver le bon profil et le recruter est devenu un sport extrême. Antoine Gigomas, CEO de Muzzo, marketplace de headhunters, nous donne ses trucs pour bien travailler avec les chasseurs de têtes.

ETAPE 1 : NE PAS CROIRE QU'ON PEUT TOUT SOUS-TRAITER

Antoine recommande de ne pas compter uniquement sur des prestataires, un prestataire n’est pas un bouton magique. Pour lui, même en prenant un prestataire, il faut s’impliquer, consacrer du temps et de l’énergie pour réussir un recrutement, et ce, qu’il y ait quelqu'un en interne (RH, Talent Acquisition, ou équipe de Talent Acquisition) s’occupant du recrutement, ou non.

Le problème qui est souvent rencontré, c’est que les entrepreneurs ou les hiring managers voient le recrutement comme un coût, là où il faut le voir comme un investissement. Antoine voit souvent des C-levels qui lui disent qu’il est urgent pour eux de recruter par exemple un engineering manager, parce qu’ils n’ont plus le temps pour manager leurs techs, mais derrière ils sont incapables d'allouer du temps au recrutement d'un engineering manager...

Il est donc important d’investir tôt pour ses recrutements. Muzzo recommande aux entreprises qui commencent à avoir des volumes de recrutement importants (10, 15, 20 personnes minimum), de recruter avant tout un Talent Acquisition pour gérer ces recrutements, car c’est un vrai métier : sourcer des candidats / essuyer des refus / les convaincre et les motiver / les coacher pour qu’ils réussissent leur entretien / et enfin les closer.

ETAPE 2 - COMMENCER PAR SON RÉSEAU ET FINIR PAR UN CHASSEUR DE TÊTES

Se lancer dans un recrutement, c'est participer à une course à laquelle vous avez de nombreux concurrents. Notamment lorsque le profil recherché est stratégique et rare. Les entreprises doivent donc définir très précisément le besoin. Il y a une règle simple : plus le recrutement va consommer de temps, plus la solution du chasseur de tête va le faciliter. Mais avant d'y arriver, il existe de nombreuses autres solutions :

• Utiliser son réseau :

Demander, checker son réseau professionnel, c’est le meilleur moyen d'avoir des personnes de qualité parce qu'elles seront recommandées par des personnes de confiance, en plus c’est rapide et gratuit.

• Recruter un recruteur

Si la logique de réseau n’a pas marché, ou qu’il reste des recrutements à faire, recruter quelqu'un en interne, créer sa propre équipe de talent acquisition, en quelque sorte son propre cabinet en interne. Cela permet de maîtriser son flux, d’avoir une personne dédiée, et qui en plus va pouvoir gérer les process en interne. Encore faut il que le bon candidat ait envie de se faire repérer par un chasseur de tête amateur.

• Si vous y tenez vraiment : passer des annonces

Cela coûte seulement quelques centaines d'euros, mais ce n'est pas adapté à tous les métiers. En moyenne, 90% des candidatures reçues ne sont pas pertinentes. D’une manière générale, plus les candidats sont chassés, plus ils sont rares, et moins ils vont postuler d’eux-mêmes. Pour trouver un job, ils ont juste à ouvrir leur boîte de réception Linkedin pour avoir 15 offres qui leur correspondent parfaitement. Et du coup, ceux qui candidatent aux petites annonces risquent d’être les moins “bons”, ce sont ceux qui ne sont pas chassés. Il faut donc être bien conscient que pour cette solution, il va falloir passer beaucoup de temps à trier des CV qui ne sont pas pertinents.

• Passer par un job board (mais c'est cher...)

Prévoyez un coût d'entrée qui va de 2000 et 10000 euros, puis le coût de l’annonce pour environ 5000 euros, et le fee au succès si un candidat est recruté soit environ 10-15% de son salaire brut annuel. Dans cette solution, environ 80% des candidatures sont qualifiées, mais ce n'est pas la solution la plus ”facile” pour recruter.

• Lancer une chasse de tête,

On entre dans le sur-mesure avec la solution la plus onéreuse : selon les jobs les prix varient entre 15 et 25%, voire 30% du salaire brut annuel pour des C-levels ou des Head of. Selon les formules, il peut y avoir un retainer, un acompte à verser.

ETAPE 3 - CHOISIR LE BON PRESTATAIRE

Si l’on décide de passer par un prestataire, comment trouver le plus adapté ? Pas simple mais voici quelques pistes très utiles :

• Contacter et discuter avec différents prestataires

Quand on recherche un profil très précis, par exemple un dev IOS, on peut :

• faire une recherche sur internet, sur Linkedin, de la même manière qu’on sourcerait un candidat,

• ou demander à son réseau,

Mais les cabinets de recrutement qui seront trouvés sur le web, ou recommandés par le réseau, ne seront pas forcément les plus spécialisés pour le profil recherché.

Ensuite, il faut contacter un maximum de prestataires, cabinets ou indépendants, et leur demander :

• leurs spécialisations,

• et comment ils travaillent : certains travaillent exclusivement à la chasse de tête, alors que d'autres vont se contenter de poster des annonces.

• Quelle différence entre les cabinets et les indépendants

Pour Antoine, les meilleurs sont les recruteurs indépendants ou les cabinets qui sont spécialisés. En général les recruteurs indépendants sont très bons parce qu'ils viennent du recrutement, ils ont donc déjà fait leurs armes chez un employeur ou dans un cabinet. Ensuite ils se mettent à leur compte, et généralement se spécialisent sur un, deux, ou trois métiers maximum. Du coup, ils connaissent parfaitement leur marché, et peuvent envoyer des candidats très rapidement.

• Les bons et les mauvais indicateurs pour trouver le bon prestataire

Ce que conseille Antoine, c’est de contacter les prestataires sans leur donner tout de suite le profil recherché. Il vaut mieux leur par exemple leur demander quels sont les dix profils qu'ils recrutent le plus. Leur réponse vous donnera une bonne idée du savoir-faire de la personne, et donc s'il est pertinent ou pas. Si le métier recherché précisément n’est pas dans la liste, c’est clairement un mauvais signe.

Car un recruteur, sauf exception, ne va pas refuser du business qui arrive, même si c’est un profil qu’il n’a pas l’habitude de chasser.

Conseil :

• Si la personne dit qu’elle sait recruter sur tous les métiers : généralement c’est faux, sauf si vraiment c'est un recruteur qui est dans le métier depuis cinquante ans et qu’il entretient très bien son réseau.

• Si la personne visiblement ne comprend rien au métier que vous recherchez : cela se devine si elle essaye de “blablater” quand on lui parle plus précisément du métier.

Comme en général les profils recherchés sont des profils rares, voire très rares, il faut également demander au prestataire ce qu’il pense de l’offre :

• Est-ce faisable de trouver ce profil ? Par exemple, si le profil recherché est un DevOps qui a fait Polytechnique, si le recruteur ne dit pas tout de suite que des profils comme celui-là il doit y en avoir cinq en France, c'est que ce n'est pas le bon recruteur.

• Que pense-t-il de la job desk ? C'est un bon indicateur pour savoir si la personne en face a travaillé son dossier, normalement elle doit connaître la fourchette salariale du profil recherché et être capable de dire si le salaire proposé est trop bas par exemple.

Au niveau du coût, un cabinet qui prendrait en-dessous de 15% serait vraiment mauvais signe, car il y a de fortes chances que ce soit un cabinet qui n'a pas assez de missions, signe d'amateurisme...

Il est également possible de demander des références, et même si ce n’est pas trop l’usage, c’est une bonne pratique. En général, un cabinet met les références sur son site, si c'est un recruteur indépendant, il suffit de le lui demander.

• Les différentes pratiques commerciales des prestataires

Différents business models existent :

• Payer 100% au succès : pour l’employeur, c’est la meilleure solution car elle est sans risque, si le recruteur ne trouve pas le bon candidat, il n’y a rien à payer. Par contre s’il trouve, c’est plus cher, c’est la contrepartie.

• Payer également au succès, mais avec un retainer, correspondant en général à 30% de la somme globale. Ils ne le font pas chez Muzzo, car par expérience quand il était en situation d’employeur, à chaque fois qu’Antoine a eu à payer un acompte, il a perdu de l’argent car le cabinet n'avait pas trouvé les bons profils. Bien sûr il peut y avoir des exceptions, de très bons cabinets le font, cela leur permet de faire des tris entre les clients qui sont capables d'investir et ceux qui ne sont pas capables ou qui sont moins sérieux. Mais il y a facilement des dérives, avec des cabinets qui font payer automatiquement des acomptes, et qui derrière font un semblant de chasse et n’envoient quasiment aucun profil. L’avis d’Antoine est donc plutôt négatif sur cette modalité, et il conseille de refuser les retainers.

• L'exclusivité : elle est intéressante quand on cherche à recruter des profils vraiment très spécifiques et très rares (par exemple un CMO qui aurait travaillé 10 ans dans le retail avec une expérience aux USA de minimum 5 ans). Dans ce cas, inutile de mettre 5 cabinets sur ce besoin, il vaut mieux prendre un cabinet ou un chasseur indépendant, et lui accorder l'exclusivité. L’avantage c’est qu’il va prioriser cette offre, car il va se sentir en confiance pour aller chasser. Niveau coût, il n’y a pas de différence.

• Paiement au forfait : cela se fait rarement, peut-être que cela va se développer, mais il n’y a pas de boom concernant cette pratique. C’est plutôt au cas par cas, certains clients demandent des forfaits, mais cela reste minoritaire. En général, il s’agit de clients qui recrutent sur des gros postes, pour lesquels 25 % sur un salaire à 200 000 mille euros c’est vraiment trop cher, du coup un arrangement pour un forfait fixe est négocié.

Chez Muzzo, comme indiqué précédemment, c’est l'employeur qui choisit le montant des honoraires, et Muzzo joue uniquement un rôle de recommandation. Par exemple, si l’employeur propose 20% pour un CMO, Muzzo va lui dire qu’il est en-dessous du marché, et au contraire s’il veut mettre 25% pour un sales junior, Muzzo lui dira que c’est un peu trop cher. Mais in fine, c’est le client qui décidera. Et s’il négocie avec le cabinet de passer de 25 à 20%, le cabinet potentiellement sera d’accord, mais le consultant qui va travailler sur ce dossier va déprioriser cette mission par rapport à toutes ses autres missions qui sont à 25%. Et au final, oui c’est moins cher mais le recrutement risque d’être beaucoup plus long.

ETAPE 4 - COMMENT MANAGER SON CABINET DE RECRUTEMENT POUR FAIRE EN SORTE QUE VOTRE OFFRE SOIT PRIORISÉE

Un recruteur travaille en moyenne sur 15 offres en simultané. Votre défi sera de l'amener à prioriser votre offre...

Le recruteur va prioriser ses offres selon plusieurs critères :

• Un critère financier : comme indiqué précédemment, une offre moins élevée sera dépriorisée. Il est donc important de payer le bon prix.

• Sur les 15 offres qu’il a en simultané, il va essayer de les clusteriser. Par exemple, s’il est recruteur tech et que dans son portefeuille il a 10 offres de DevOps et 4 offres de Data Engineer, et une seule offre de dev JS, cette dernière sera complètement dépriorisée. D’où l’intérêt de passer par des recruteurs qui sont vraiment spécialisés sur le métier recherché.

Le plus important sera de construire une bonne relation avec le recruteur, et pour cela, 3 critères sont importants :

1- la réactivité : quand le recruteur va commencer à travailler activement pour l’offre de votre entreprise, il va tester la relation sur les premiers profils envoyés. Si vous répondez en une semaine, vous passerez derrière son autre client qui lui répond en 24 heures. C’est important parce que sur un marché pénurique, quelqu'un qui est en recherche aura probablement déjà trouvé de nouvelles opportunités au bout d'une semaine. Et donc si vous n’êtes pas réactif en tant qu'employeur, vous passerez à côté. Par ailleurs, au-delà de la frustration que le recruteur ressent s’il n’a pas de retour au bout d’une semaine, cela détruit également la marque employeur, car le candidat ne va pas comprendre pourquoi l’employeur ne lui donne pas une réponse rapidement...

2- le feedback loop : les retours qui sont faits aux recruteurs doivent vraiment être très précis, en particulier quand on ne retient pas un candidat proposé. "Il ne m’intéresse pas", c’est le pire retour qu’un employeur puisse faire à un recruteur. Faire un retour détaillé va permettre au recruteur de mieux comprendre le besoin et d’affiner sa recherche pour trouver ensuite le ou la meilleur(e) candidat(e), celui ou celle qui est vraiment au cœur de la cible. Par ailleurs, en tant qu’employeur, cela aide également à définir son propre besoin. En effet, on peut avoir l’impression de savoir quel candidat on veut, mais c’est rarement le cas et on s’en rend compte en recevant les candidats : on avait oublié plein de trucs dans le brief, dans la job desk, dans la scorecard,...

3- la création de liens : c’est une question de confiance, il faut investir du temps pour parler à son recruteur et mieux se connaître. Un recruteur va préférer travailler avec un client avec lequel il a une relation de confiance, il va investir plus de temps à identifier, approcher et sélectionner et sélectionner les candidats potentiels. Et un client qui est pénible, trop pointilleux à l’excès, sera aussi vite dépriorisé… En plus, le recruteur n’aura pas envie d’envoyer un candidat dans une entreprise où il ne serait pas bien traité.

ETAPE 5 - QUELS ÉLÉMENTS DONNER AU RECRUTEUR ?

Pour Antoine, différents éléments sont nécessaires pour que le prestataire puisse travailler dans de bonnes conditions :

• Une fiche de poste : cela paraît une évidence, mais certaines entreprises lancent un recrutement sans fiche de poste. C’est pourtant indispensable pour réussir à recruter vite, car cette fiche permet de lister les critères qui sont importants pour le profil à recruter.

• Une scorecard : Antoine la recommande fortement, car elle permet de rationaliser justement ces critères. Par exemple, si on veut recruter un Sales Grands Comptes, il faut qu’il ait une expérience de 2 ans (+3 points sur sa scorecard si c’est le cas), mais s’il vendait du SAAS alors que mon entreprise ne vend pas du SAAS, cela lui retire 1 point sur sa scorecard, etc. Et in fine, quand on voit le profil, on peut le passer au crible de sa scorecard, et rationnellement il sera possible de décider si on le voit en entretien ou pas. On ne va pas simplement le juger parce qu’il a fait une bonne école ou qu’il a l’air sympa… Et Antoine recommande de transmettre cette scorecard au prestataire pour qu’il comprenne mieux le poste.

• Faire un brief avec le cabinet : pour Antoine, c’est obligatoire de faire un brief avec le cabinet, parce que le recruteur va être le premier point de contact avec le candidat, et en quelque sorte la “vitrine” de l’entreprise. Un bon recruteur va alors faire un truc d'acteurs : il va prendre le pitch, le noter, l'apprendre par cœur, pour le retransmettre aux candidats. Son but est de réussir à motiver le candidat, en se basant sur ce qui lui a été dit sur la réalité de l’entreprise, d’où l’importance du brief.

• Impliquer un opérationnel dans le recrutement : par exemple pour le recrutement d’un lead dev java, l’idéal est de faire en sorte qu’un lead dev java de l’entreprise soit impliqué. D’une part, cela permet de donner du contexte aux recruteurs, et d’autre part, de pouvoir parler en off à un candidat, ce qu’Antoine recommande aussi parfois. Il avait expérimenté cela quand il était chez Theodo, ils avaient constaté qu’en mettant “à disposition" des candidats, des personnes un peu en off qui vont répondre aux questions qu’il se pose mais qu’il n’oserait pas poser en entretien, le taux de closing est multiplié par trois. Cela motive donc beaucoup plus les candidats.

ETAPE 6 (SI BESOIN) - COMMENT FAIRE POUR ARRÊTER LA COLLABORATION AVEC LE PRESTATAIRE SI CA NE MARCHE PAS

Si au bout de quelques mois, le recrutement n’a toujours pas marché malgré une bonne volonté et une recherche approfondie, cela peut arriver, souvent le cabinet ne va pas le dire à l’employeur, et inversement l'employeur ne va pas le dire au cabinet. Pourtant, il est essentiel de faire des points réguliers, se tenir au courant, et savoir arrêter si le recruteur est démotivé et n’envoie plus beaucoup de profils, pour diverses raisons. Cela n’empêche pas de garder une bonne relation, de dire que c’était un bon professionnel, qu’il a fait ce qu’il a pu et que ce n’était peut-être simplement qu’une question de réseau par exemple. C’est toujours mieux de clarifier les situations et arrêter quand c’est le moment, plutôt que de laisser le cabinet sourcer en dilettante et envoyer quelques profils de temps en temps. Dans ce cas-là, il faut tout simplement tester un autre cabinet, s’il y a toujours besoin de recruter.

Au niveau de la relation “normale” entre employeur et recruteur, il n’y a pas vraiment de règle absolue. Certains excellents recruteurs ne vont pas donner beaucoup de nouvelles, alors que d’autres vont donner plus de détails, par exemple : cette semaine je ne t’ai pas envoyé de candidats, mais j'ai envoyé 150 messages, voici les retours que j'ai eu et qui vont t'aider à modifier ton offre. Ce qui est sûr c'est qu’en tant qu'employeur, on est plus en confiance quand on a des retours réguliers de la part du recruteur.

LES + D'ANTOINE

Pour Antoine, le plus important c'est la création de confiance. Chez Muzzo, ils font de petites “enquêtes” sur les recrutements et les closing qu’ils font, et il en ressort que dans 95% des cas quand ça marche, c'est parce que le recruteur et la personne côté employeurs se sont parlés au grand minimum deux fois. La relation de confiance a donc été créée, et est vraiment source du succès. On travaille sur de l’humain, chaque personne ayant sa personnalité, la communication est donc très importante.

Une astuce d’ailleurs, côté employeur, en considérant le prestataire comme on considère les gens de l’interne, en travaillant de la même manière avec lui, cela permet de créer une excellente relation et cela s’avère toujours très bénéfique.

Avoir une belle marque employeur ne suffit pas pour recruter et surtout recruter vite, c’est vraiment cet investissement pour une relation de confiance qui permet de recruter rapidement.

Vous pouvez retrouver et contacter Antoine Gigomas sur Linkedin, ou par mail : antoineg@muzzo.io

et le site de Muzzo ici: https://www.muzzo.io/

Les ressources recommandées par Antoine :

• Le livre Learning to scale de Régis Medina

TOUT SAVOIR SUR MUZZO

Antoine Gigomas est CEO chez Muzzo, une start-up qu’il a fondée il y a un an et demi avec son associé Pierre-Louis Le Portz. Il y a 6 mois, ils n’étaient que 4 dans l’entreprise, et aujourd’hui ils sont 18, après une levée de fonds en novembre dernier.

Muzzo est donc une marketplace de headhunters qui met en relation des employeurs et des chasseurs de têtes. L'objectif de Muzzo est de faire en sorte de diviser par deux le temps passé pour recruter. C’est un enjeu très important que rencontrent toutes les start-ups en croissance, parce qu’une start-up qui n'arrive pas à recruter assez vite peut :

• accumuler du retard sur ses objectifs business

• accumuler du retard sa roadmap,

• et être ralentie dans son innovation.

En conséquence, elle peut se faire grappiller des parts de marché, voire dans le pire des cas, chuter. La mission de Muzzo est donc de les aider à trouver les meilleurs candidats le plus rapidement possible, grâce aujourd'hui à une communauté de 500 recruteurs indépendants et une cinquantaine de cabinets spécialisés.

Le but est d'apporter à la fois :

• de la visibilité aux employeurs sur un marché qui est très opaque : il est très difficile de savoir quels sont les meilleurs recruteurs pour tel ou tel métier, et ceci dans une ville ou une région donnée.

• mais aussi un côté data, avec 3 métriques mesurées qui concernent la performance des recruteurs :

  • La première métrique mesure la vitesse des recruteurs : quand une mission leur est confiée, Muzzo regarde combien de temps ils mettent pour envoyer un premier profil, et combien de temps ils mettent pour closer la mission, donc pour réussir à recruter.

  • La deuxième métrique est une métrique de qualité : sur 10 CV envoyés par le recruteur, combien ont été acceptés par l'employeur.

  • La dernière métrique est une métrique de succès : sur 10 missions confiées par Muzzo à un recruteur, combien ont été menées à bien.

Concrètement, le principe de Muzzo est simple : quand un employeur met son annonce en ligne, l’algorithme de Muzzo va scanner l'annonce et va indiquer quels sont les recruteurs les plus performants sur ce métier en particulier. Par exemple, si l'employeur cherche à recruter un data engineer à Lyon, l'algorithme de Muzzo va donner les 10 recruteurs les plus forts pour recruter ce métier à Lyon. Ensuite ils vont faire une sélection de certains de ces recruteurs et vont leur proposer la mission. Les recruteurs vont alors chercher des profils, et quand ils ont des candidats qui sont tops, ils envoient leurs profils à l'employeur par mail et sur l’interface Muzzo.

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